役割と責任を明確にすることは、プロジェクトの計画プロセスにおいて極めて重要です。この最初のセクションでは、推進者 (関係者を集め、物事を進め続けるプロジェクトの責任者)、承認者 (最終プロジェクトを承認する人物)、貢献者 (専門知識とプロジェクトに関する発言権を持つが、最終投票権は持たない人々)、関係者 (プロジェクトの進捗 について知る必要はあるが、作業の遂行に積極的に関わらない人々) を記載します。最初からこれらの役割を詳細に記述しておけば、プロジェクトが進行するなかで全員がそれぞれの立場を正確に把握できるようになります。

このセクションでは、プロジェクトの目的を 1 文で記述し、プロジェクトに名前を付けます。あまり難しくせずにわかりやすい名前にすることをお勧めします。そうすることで、専門用語やあいまいな言葉を使わない、チーム全体が求める明瞭さを確保できます。プロジェクト全体の期限、主要な成果、監視する成功指標、プロジェクトの進展に伴って更新されるプロジェクトのステータスも記載します。これらの要点情報を上部にまとめておくことで、チーム全員が知っておく必要があるすべての情報を簡単に見つけられるようになり、情報を入手するために何度もメールをやり取りする必要がなくなります。

スコープ・クリープほどあっという間にプロジェクトを台無しにするものはありません。そのため、プロジェクトに必要なものと不要なものを明確にする必要があります。このテンプレートでは、プロジェクトの要素を「絶対必要」、「あると良い」、「スコープ外」の 3 つのカテゴリーに分けて記載します。プロジェクトの開始時にこれらをまとめることで、チーム メンバーは自分の担当要素をより適切に管理し、最も重要な作業に集中できるようになります。

プロジェクトは永久に続くものでは ありません (少なくともそうなるべきではありません)。プロジェクトには終了日があり、それまでに全体を完成させる必要があります。ただしそれに加え、進捗状況を監視してプロジェクト全体をより管理しやすくするために、小さなマイルストーンも設定したほうが良いでしょう。このセクションでは、さまざまなマイルストーン (コンテンツの最初の下書きやデザインモックアップなど) の概略を記述し、各要件の主たる責任者、期限、ステータス、重要なメモを記載します。

プロジェクト計画は、該当するプロジェクトに関連するあらゆる重要情報のワンストップショップにする必要があります。下部のセクションには、メンバーが必要とする可能性があるその他の参考資料へのリンクを含めます。クリエイティブブリーフでも、メンバーに参照してもらいたい例でも、すべてここに集めて整理し、簡単にアクセスできるようにします。